Komputer Akuntansi (MYOB)

Minggu, 14 Juli 2024

Membuat daftar Akun

Daftar Akun atau Account List adalah daftar yang berisi sederetan akun buku besar didalam MYOB digunakan sebagai media pencatat dan penyimpan berbagai data keuangan perusahaan selama tahun periode berjalan. Setiap akun buku besar diberi kode angka 5 digit, dimana :
Digit ke-1             : Kategori Akun
Digit ke 2-5           : Nomor ID Akun (Unik).
Contoh                  : 1-1300           Inventory
2-1200           Accounts payable dst.
Tipe Akun :
1.     Akun Header   : Akun ini berfungsi sebagai judul (header), nilainya tidak dapat diposting (Non Postable).
2.     Akun Detail    : Nilai akun ini dapat diposting (Postable), meliputi :
1)    Assets :

Bank

Accounts Receivable

   Other Current Asset
   Fixed Asset
   Other Asset
2)    Liability :

Credit Card

Accounts Payable

   Other Current Liability
   Long Term Liability
   Other Liability
3)    Equity
4)    Income
5)    Cost of Sales
6)    Expense
7)    ---(tidak digunakan)
8)    Other Income
9)    Other Expense

Siapkan daftar akun yang akan diketik (Daftar Akun UD. KAPUAS JAYA) atau paket soal berupa studi kasus yang akan dikerjakan, Dalam membuat daftar akun ada 2 cara yaitu :

A.     Membuat Daftar Akun dengan Cara Mengimport dari aplikasi lain dalam hal ini aplikasi Notepad.
1.   Aktifkan program Notepad dengan cara klik Start, All Programs, Accessories, Notepad.
2.  Kemudian ketik daftar akun di Notepad.

Ketik Nomor <Tab>, ketik Nama <Tab>, ketik Header <Tab>, ketik Type <Enter>.
Ketik 10000 <Tab>, ketik Aktiva <Tab>, ketik H <Tab>, ketik Asset <Enter>.
Ketik 11100 <Tab>, ketik Kas di Bank <Tab>, <Tab>, ketik Bank <Enter>.
…………………………………………
Dan seterusnya.
3.     Mengimport daftar akun yang sudah dibuat di aplikasi notepad
a.     Aktifkan MYOB dan buka file UD. KAPUAS JAYA pada tampilan utama menu Command Centres
b.     klik File, klik Import Data, klik Accounts, klik account information

c. Klik Continue

d. Pilih file yang akan diinport, Open

e.     Klik Import
f.      Selesai, cek daftar akun dan hasil inport dimenu Command Centres, (Acconunts, Accounts list).

B.    Membuat Akun Sesuai Kebutuhan Perusahaan Melalui Aplikasi MYOB ver-18
Siapkan daftar akun yang akan diketik (Daftar Akun UD. KAPUAS JAYA) atau paket soal yang berupa studi kasus yang akan dikerjakan.
1.     Mengedit akun yang sudah disiapkan MYOB ver-18
Sebelum melakukan edit pada akun yang sudah disiapka MYOB, sebaiknya harus mengetahui kesamaan fungsi akun tersebut.
Beberapa akun yang sudah disipakan MYOB ver-18 mempunyai fungsi yang sama dan dapat diedit, misalnya :
a.     Kelompok Assets / Harta / Aktiva (header account)
General chaque account        = Kas (detail account)
Trade debitors                        = Piutang dagang (detail account)
b.     Kelompok liability / Kewajiban (header account)
Trade kreditors                      = Hutang dagang (detail account)
GST Collected                       = PPN Keluaran (detail account)
GST Paid                               = PPN Masukan (detail account)
c.     Kelompok Equity / Modal (header account)
Retained earning                    = Laba ditahan / Modal pemilik (detail account)
Current earning                      = Ikhtisar laba rugi (detail account)
d.     Income / Revenue / Pendapatan (header account)
e.     Cost Of Sle / Harga (header account)
f.      Expense / Beban Usaha (header account)
g.     Other income / pendapatan diluar usaha (header account)
h.     Other expense / beban diluar usaha (header account)
Sebagai Contoh mengedit akun Assets menjadi Aktiva ( ingat assets dan aktiva mempunyai maksud dan fungsi yang sama)
a.     Tampilkan menu Command Centres
b.     Klik Account
c.     Klik Accounts List
d.     Pilih akun Kelompok Assets artinya akun-akun kelompok assets ditampilkan.
All Accounts    = Semua akun ditampilkan
Assets               = Semua akun kelompok assets ditampilkan
Liability = Semua akun kelompok kewajiban ditamilkan
Equity                = Semua akun kelompok modal ditampilkan
Income    = Semua akun kelompok pendapatan ditampilkan
Cost Of Sale    = Semua akun kelompok Harga Pokok Penjualan ditampilkan
Expense = Semua akun kelompok beban operasi ditampilkan
Other Income    = Semua akun kelompok pendapatan diluar usaha ditampilkan
Other Expense = Semua akun kelompok pendapatan diluar usaha ditampilkan
e.     Perhatikan tampilan berikut

f. Klik Edit

g. Klik OK
h. Setelah di edit akan nampak seperti di bawah ini

2.     Membuat Akun Baru
Yang dimaksud dengan akun baru disini adalah akun yang belum ada di MYOB, sementara r akun yang secara otomatis disiapkan MYOB ver-18, mengingat akun yang disiapkan secara otomatis tidak banyak dan belum mapu menampung semua kebutuhan perusahaan maka perlu untuk membuat akun-akun baru agar kebutuhan tersebut dapat terpenuhi.
Adapun langkah dan cara membuat akun baru, sebagai contoh akan membuat akun   Kas Kecil, maka langkahnya sebagai berikut :
a.     Klik Accounts, Accounts List, klik New

a. Pilih Detail Account, Tentukan account type
b. Tekan TAB untuk pindah kebaris berikut, ketik nomor akun dan tekan TAB

c. Jika pesan seperti diatas muncul, mengandung makna nomor akun yang dimasukan sudah digunakan pada akun yang lain, untuk itu nomor akun yang sama diedit terlebih dahulu dengan mengganti nomor akunnya.

3.     Menghapus Akun yang sudah ada
Menghapus akun yang tidak digunakan sangatlah mudah, namun tidak semua akun dapat dihapus karena akun tersebut masih terkait (link) dengan akun yang lain.
Langkah untuk menghapus akun yang tidak diperlukan :
a.     Klik Accounts, Accounts List
b.     Pilih akun yang akan dihapus
c.   Klik Edit atau double klik

d. Dengan mengklik Delate Account, maka akun Payrol Chaque Account sudah terhapus.

Membuat file perusahaan Baru

Langkah-langkah pembuatan file data akuntansi :

a.     Siapkan data yang diperlukan untuk pembuatan file data bisnis (Studi kasus).
b.     Buka Program MYOB Ver-18 dengan double klik icon MYOB ver-18 di desktop komputer.
c.     Klik Create pada tampilan Menu Awal, jika kita membuat file baru perusahaan.
Klik Open, jika ingin membuka file perusaahaan yang sudah tersimpan dalam komputer.
Klik Exit, jika akan keluar dari aplikasi MYOB ver-18
d.     Dalam hal ini kita memilih Create.
e.     Klik Next pada tampilan sub menu Introduction.

f.      Ketik Identitas Perusahaan dan keterngan lainnya pada tampilan sub benu Company Impormatian, seperti gambar di atas. Pada menu serial number dalam hal ini dikosongkan, karena aplikasi MYOB ver-18 yang digunakan saat ini adalah Free.
g.     Klik Next

h.     Isikan beberapa pertanyaan pada menu New Company File Assistant seperti gambar diatas
Current Financial Year                       : Tahun Pembukuan yang berjalan
Last Month Of Financial Year            : Bulan akhir Pembukuan
Conversion Month                              : Bulan konversi artianya bulan dari manual ke komputerisasi
Number Of Accounting Periods         : Banyak bulan dalam satu periode akuntansi
Sejumlah perusahaan banyak melakukan penyesuaian akhir tahun, yang biasanya dicatat pada periode ke-12, sehingga catatan bisnis bulan terakhir ini mungkin tidak akurat lagi mencerminkan apa yang sesungguhnya terjadi pada bulan bersangkutan. Untuk menanggulangi situasi ini, Anda dapat memilih untuk menggunakan 13 periode akuntansi pada MYOB. Periode 13 bukanlah merupakan periode waktu aktual, tetapi periode penghubung yang berisi penyesuaian akhir tahun. Jika Anda ingin melakukan penyesuaian akhir tahun gunakan periode ini, sehingga catatan bisnis bulan terakhir tahun keuangan Anda tetap akurat. Awali dengan tanda ‘*’ di depan tanggal transaksi, misal *24/07/2008, maka MYOB akan mengidentifikasinya sebagai transaksi penyesuaian pada bulan tersebut dan hanya berdampak pada pelaporan akhir tahun keuangan.
JIKA ADA PENYESUAIAN DI AKHIR TAHUN NUMBER OF ACCOUNTING PERIODE GUNAKAN 13 PERIODE
i.      Klik Next

j.      Jika ingin memperbaiki data sebelumnya klik Back
k.     Klik Next, untuk melanjutkan dan periksa kembali data yang telah diketik.
Note!!!!
Kesalahan input data pada periode akuntansi akan berakibat fatal pada tahap-tahap selanjutnya. Kesalahan tersebut tidak dapat diperbaiki pada pertengahan atau akhir proses. Maka dari itu, diperlukan ketelitian.
l.      Tentukan pilihan seperti gambar di bawah ini.
m.   Tentukan cara membuat akun pada menu Accounts List, ada tiga pilihan yakni :
a)     I would like to start with one the lists provided by MYOB accounting, jika kita meminta MYOB ver-18 untuk membuatkan akun sesuai dengan bidang usaha yang dijalankan.
b)    I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file, ini dipilih jika membuat akun diaplikasi lain (excel) kemudian di import ke sistem MYOB ver-18
c)     I would like to build my own accounts list once i begin using MYOB accounting, jika ini dipilih artinya kita ingin membuat akun sesuai kebutuhan perusahaan melalui aplikasi MYOB ver-18
n.     Pilih Next

o.     Klik Change, untuk menentukan tempat penyimpanan file perusahaan. Kita dapat menyimpan file perusahaan pada folder khusus yang sudah dibuat sebelumnya untuk memudahkan pencarian file. Tetapi jika kita tidak melakukan perubahan maka file perusahaan akan disimpan di : dirve C pada folder Accountin18
p.     Klik Next

q.     Pilih Command Centeres untuk menuju menu utama dan melanjutkan pekerjaan.

r.      Berikut tampilan menu command centres

A. Keluar dari Aplikasi MYOB ver-18

1. Dari menu Command Centres

2. Klik File

3. Klik Exit

4. Klik No ( tidak memback up); Yes (memback up)

Dalam hal ini tidak mem back up klik No

5. Klik No

B. Membuka File / Dokumen Perusahaan

Sebagai contoh akan membuka file akuntansi perusahaan UD. KAPUAS JAYA yang sudah tersimpan dikomputer.

Langkah-langkah :

1. Buka aplikasi MYOB ver-18 dengan double clik icon MYOB di desktop komputer.

2. Klik Open

3. Cari nama file yang akan dibuka dan klik Open

4. Pilih “ I want to activate my company file later

5. Klik Continue

6. Klik OK

7. Klik No

8. Selesai

Menginstal Myob ver 18

a. Silahkan download file aplikasi MYOB ver 18. Kemudian ekstrak filenya di folder yang sudah Anda tentukan pada komputer Anda. (File Dibagikan oleh Guru). Download Disini. Untuk latihan Soal Perusahaan jasa Bisa di Download Disini

b. Klik dua kali pada aplikasi NZ MYOB Acc v18 Web

c. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Preparing to Install… Tunggu sampai selesai.

d. Kemudian klik tombol Next pada kotak dialog yang muncul berikutnya.

e. Selanjutnya pada kotak dialog Licence Agreement, pilih opsi yang pertama “I accept the terms of the licence agreement“. Lalu klik tombol Next.

f. Pada kotak dialog Install Type, pilih opsi “Typical” dan kemudian klik tombol Next.

g. Klik tombol Next pada kotak dialog selanjutnya ini.

h. Klik tombol Next kembali pada kotak dialog selanjutnya ini.

i. Kemudian proses instalasi aplikasi akan berjalan dan tunggu sampai proses instalasi selesai.

j. Setelah semua proses selesai, maka pilih “Yes, I want to restart my computer now” untuk me-restart komputer. Dan kemudian klik tombol Finish. Proses instalasi MYOB v18 telah selesai dan aplikasi sudah dapat digunakan.